Paperintuhooja on must! Myös verkostossa

Kerran jaettu on ikuisesti tallessa...

Lähes kaikki yritykset muistavat kirjata sopimuksiin lauseen, jossa velvoitetaan joko palauttamaan tai tuhoamaan saatu materiaali. Lause on yleensä hyvin yleisellä tasolla ja periaatteessa kattaa kaiken materiaalin sähköposteista paperidokumentteihin saakka. Verkostomaisessa toiminnassa lause on käytännössä pelkkää ilmaa, jos ei tiedetä mitä tietoa ja missä muodossa se on jaettu.

Verkostomaisessa toiminnassa on syytä pohtia mitkä todella ovat sitä materiaalia, joka on joko palautettava tai tuhottava projektin jälkeen. Palauttamista kun on verrattava toimitettuun listaan. Vain vertaamalla toimitettua listaa palautettuun listaan voidaan varmistaa, että yhteistyökumppani on palauttanut kaiken sovitun materiaalin. Prosessi on sama tuhottavalle materiaalille, jossa yhteistyökumppani tulisi kuittata jokainen dokumentti erikseen tuhotuksi. Mitä vähemmän palautettavaksi tai tuhottavaksi määriteltävää materiaalia on, niin sitä varmemmin prosessi toimii oikein.

Verkoston avainhenkilön menehtyminen

Avaintietämys hukassa....

Työelämän tietosuojalaki antaa pelisäännöt miten toimia estyneen henkilön tietojen osalta. Mutta entä verkostomaisessa toiminnassa? Miten siellä tulisi hoitaa sama asia? Verkoston toiminnan kannalta menehtyneet tai estyneen henkilön tieto voi olla aivan yhtä kriittistä toiminnalle. Ongelmaksi tämä nousee "yhden miehen" verkoston haaroissa.

Verkosto koostuu sekä yksittäisistä henkilöistä että yrityksistä. Teollisuudessa verkostot koostuvat yleensä yrityksistä, mutta konsultoinnin alalla on paljon yksittäisten henkilöiden yhteenliittymiä. Tietoturvan kannalta ajateltu tiedon saatavuus nousee arvoonsa.

Confidentiality, integrity ja availability - eheys ja käytettävyys tai saatavuus



Yksittäisten henkilöiden osallistuessa verkostoimaiseen toimintaan on oltava välineet varmistaa, että tieto on saatavilla myös jos henkilö on estynyt. Käytännössä tämä tarkoittaa, että tiedon lähteelle on päästävä toinen henkilö, jolla on oikeus välittää tarvittava tieto verkostolle tai verkostolla on oltava keskitetty tietojärjestelmä.

Yhden henkilön organisaatioilla ei yleensä ole vahvaa tahtotilaa tallentaa tietoa keskitettyihin järjestelmiin. Tieto yleensä päättyy vain oman tietokoneen kovalevylle ja sieltä korkeintaan ulkoiseen varmuuskopioon. Toiminta muistuttaa yritysten ylimmän johdon toimintaa. Raportit, excellit ja sähköpostit ovat visusti vain omassa kannettavassaan. Ei ole aikaa ja pakottavaa syytä tallenntaa tietoa keskitettyihin järjestelmiin.

Verkoston koostuessa yhden henkilön haaroista on ohjeistuksessa kiinnitettävä huomiota tiedon saatavuuteen poikkeustilanteessa. Tapoja on kaksi. Henkilölle on löydyttävä varahenkilö, jolla on valmiina dokumentti, joka sallii hänen käydä läpi "henkilökohtaiset" tiedostot ja sähköpostit tai sitten kaikki projektin kannalta oleellinen tieto on tallennettava keskitettyyn järjestelmään.

Verkoston asiat sosiaalisessa mediassa

Meidän yhteistyökumppanilla on ongelmia 3D suunnittelujärjestelmän käyttöönoton kanssa.

Verkoston kautta leviävät yritystasolla luottamukselliset tiedot laajemmalle kuin olisi syytä levitä. Tilanne on hieman kaksijakoinen. Hyvin toimiva verkosto kommunikoi aktiivisesti ja avoimesti. Keskustellaan kuin tuttu työyhteisö kahvipöydän ääressä. Vilkkaan ja toivottavankin kommunikoinnin yhteydessä tulisi huolehtia etteivät tiedot leviä verkoston ulkopuolelle.

Tiedon luottamuksellisuus saa sitä vähemmän painoarvoa, mitä suurempi on "etäisyys" tiedon lähteestä. Mitkään sopimukset eivät tunnu muuttavan tätä verkoston "luonnonlakia". Etäisyydellä ei tarkoiteta tässä tapauksessa maantieteellistä etäisyyttä, vaikka silläkin on oma merkityksensä. Etäisyydellä tarkoitetaan henkilöiden lukumäärää, jonka kautta tieto on kulkenut sekä lähteen tunnettavuutta.  Lähteen tunnettavuus muuttaa tilannetta. Henkilökohtaisesti tunnetun henkilön tietojen levittämistä pohditaan pitempään kuin täysin tuntemattoman lähteen tietoja.

Yrityksissä on hyvin erilaisia lähestymistapoja sosiaalisia verkostoja kohtaan. Yrityksissä hyvä sääntö on Suomen Cisco Systemin toimitusjohtajan Esa Korvenmaan usein ottama yleisohje. Kerro sosiaalisessa mediassa vain sellaisia asioita, joita kerrot kun pomo seisoo vierelläsi. Verkoston kohdalla sääntöä pitää hieman kehittää. Oma pomo yksinään ei välttämättä luo sitä luonnollista varovaisuutta verkoston asioista kertomiselle, mikä syntyy pomon läsnä ollessa oman yrityksen asioista kertomisen suhteen.

Sosiaalisia medioita ei uskoakseni voi kieltää verkostolta ilman, että se heikentää verkoston nopealiikkeisyyttä. Verkoston tehokas toimintahan pyrkii siihen, että jokainen yritys toimii omalla kannaltaan tehokkaimmalla tavalla. Joillakin verkoston yrityksillä tämä tarkoittaa sosiaalisten medioiden käyttöä tai ainakin niiden sallimista työtehtävien hoidossa.